福山市立女子短期大学同窓会

個人情報保護について

個人情報保護法の解釈と対応について

1. 個人情報利用目的の特定・公表
文書に利用目的を具体的に明示し、通知する。
対策 「同窓会入会カード」 「同窓会名で発送する往復はがき」での利用目的明示。

2. 個人情報の適正管理、利用、第三者への提供について
*個人情報を閲覧できる人の限定
対策 事務局員(主に,非常勤職員1名)にお願いしています。

*本人の同意を得ないで第三者に情報を提供してはならない。
対策 卒業時に文書で了解を得ています。また、これまでの卒業生に対しては、個々に了解を得ることは困難なため、総会などを利用し、個人情報の取り扱いは厳重に行っている旨をインフォメーションしています。

3. 本人の権利と関与について
本人の求めに応じて、利用目的や保有個人データの通知・開示・訂正・利用停止を行います。
*本人確認の後、開示、訂正を行います。

4. 本人の権利への対応について
受付窓口、受付方法、本人確認の方法は下記の通り定めています。

対応窓口:同窓会事務局
受付方法:個人的な同窓会事務局への問い合わせは、文書による開示・訂正を行います。その場合の本人確認は、公的な写真入りの証明書のコピーを同封してください。

 

<個人情報保護に関する申し合わせ事項> 平成17年6月

同窓会員の個人データ安全管理のため、次のように規則を定める。

同窓会員個人を対象
○ 同窓会で作成する文書に利用目的を具体的に明示・通知する。
○ 同窓会員(本人)の求めに応じて、保有個人データの開示・訂正・利用停止を行わなければならない。これらの願出は(様式1)により行う。また,本人確認を行う。

 

同窓会員のクラス別個人データを対象
○ 個人データの持ち出しは、許可願の文書(様式2)により対応し、許可申請者の本人確認をする。
○ 個人データの持ち出しができる人は、原則として「卒業生」とする。
○ 個人データの持ち出しに掛かる経費の負担を求めることができる。


同窓会個人データに関する願出書(様式1)
同窓会(クラス別)個人データ持ち出し許可願(様式2)


5. 苦情の受付について
個人データの安全管理措置を講じるために規約をつくり、その規約に基づき運用しています。
苦情につきましては下記同窓会事務局までお願い致します。

福山市立女子短期大学同窓会事務局
〒720−0074
広島県福山市北本庄4-5-2
福山市立大学 北本庄キャンパス 管理棟3F
TEL:084−925−0410
FAX:084−925−0410